Jak prawidłowo rozliczyć delegację?
Masz wątpliwości, jak prawidłowo rozliczyć delegację? Ten artykuł posłuży Ci za uproszczoną instrukcje.
Właściciel firmy jednoosobowej może także sam udać się w podróż służbową, a poniesione na ten cel wydatki (jednak nie wszystkie) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – tzn. jeśli podróż ma wpływ na powstanie przychodu.
Wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika nie jest podróżą służbową i podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.
Każdy pracodawca, który deleguje swojego pracownika w podróż służbową ma w stosunku do niego określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika z związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie przejazdy, dojazdy.
Dieta
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 marca 2013 r. wynosi ona 30 zł na dobę podróży. Czas delegacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej.Diety należne przedsiębiorcy, do wysokości przysługującej pracownikom, są kosztem uzyskania przychodów, co oznacza, że ich wysokość nie wymaga udokumentowania. Udokumentowany natomiast musi być sam fakt przysługiwania diety – zwykle są one ujmowane na powszechnie stosowanym druku „Polecenie wyjazdu służbowego”. Zasada ta dotyczy zarówno podatników prowadzących księgi rachunkowe, jak i prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Z tytułu wyjazdu w delegację na terenie kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów;
- noclegów;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Delegacja rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik faktycznie wyjeżdża, rozpoczyna podróż służbową, a kończy o godzinie, o której faktycznie powrócił do siedziby przedsiębiorstwa. Jeżeli pracownik wyjeżdża i wraca bezpośrednio do mieszkania, a nie do firmy, wówczas podróż służbowa trwa od godziny faktycznego jej rozpoczęcia (wejścia do samochodu, odjazdu pociągu, autobusu) aż do godziny jej zakończenia (przyjazdu do mieszkania, powrotu pociągu).
Powyższe kwoty zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25 proc. diety;
- obiad – 50 proc. diety;
- kolacja – 25 proc. diety.
Dieta nie przysługuje :
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (również poza usługą hotelarską, np. gdy pracodawca pokrywa samodzielnie koszty jedzenia),
- w dniu wolnym od pracy, w którym pracownik przebywając w delegacji ponad 10 dni powraca do miejscowości pobytu stałego lub czasowego środkiem transportu określonym przez pracodawcę (zwrot za przejazd należy się odrębnie).
Środek transportu
Środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także rodzaj określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej:- biletami,
- fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu,
- wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi,
- w tym miejscówkami.
- dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, a o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
- dla motocykla – 0,2302 zł,
- dla motoroweru – 0,1382 zł.
Hotele
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Za hotel pracownik otrzyma zwrot na podstawie przedłożonego rachunku lub też – w przypadku jego nieposiadania – ryczałtową kwotę 150 proc. diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Rozliczenie kosztów
Pracodawca jest zobowiązany wypłacić zaliczkę, jeżeli wnioskuje o to pracownik. Zaliczkę należy rozliczyć w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.Delegowany zobligowany jest do tego, aby przedstawić wszystkie rachunki, które są potwierdzeniem poniesionych kosztów podczas delegacji. Oczywiście obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli nastąpi sytuacja, w której delegowany z konkretnych przyczyn nie będzie w stanie przedstawić rachunku, wówczas pracownik zobowiązany jest do pisemnego oświadczenia o poniesionych kosztach a także przyczynach braku jego udokumentowania.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Joanna Mirosz, Kancelaria Podatkowa Skłodowscy
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz